DeCA Transporte 2026: qué es, requisitos y cómo funciona
El DeCA transporte es el Documento Electrónico de Control Administrativo que digitaliza el documento de control utilizado en determinados transportes por carretera en España. Para el transporte público de mercancías por carretera, el documento deberá ser necesariamente digital a partir del 5 de octubre de 2026, como consecuencia de la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible.
Esto significa que las empresas de transporte, cargadores, operadores logísticos y transportistas deben preparar sus procesos para generar, conservar y presentar correctamente este documento en formato electrónico. Pero el cambio no consiste simplemente en convertir un documento de papel en PDF. El DeCA tiene requisitos concretos sobre su contenido, generación, código QR, URL, almacenamiento, modificaciones y presentación durante una inspección.
¿Qué es el DeCA transporte?
El DeCA, o Documento Electrónico de Control Administrativo, es la versión digital del documento de control administrativo exigido para determinados servicios de transporte público por carretera. Su función principal es facilitar el control administrativo del transporte y permitir que la información necesaria pueda estar disponible durante una inspección en carretera.
La normativa española ya establece qué información debe contener el documento de control. La Orden FOM/2861/2012 señala, entre otros elementos, los datos del cargador contractual, del transportista efectivo, el origen y destino, la naturaleza y peso de la mercancía, la fecha y la matrícula del vehículo.
Con la nueva regulación, esa información debe gestionarse mediante un sistema electrónico y convertirse en un documento digital antes de que comience el servicio. La Resolución de 5 de junio de 2026 establece además las características técnicas que deben cumplir tanto las aplicaciones utilizadas para gestionar estos documentos como los propios DeCA.
¿Cuándo será obligatorio el DeCA en España?
La fecha clave es el 5 de octubre de 2026. La Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible establece que el documento de control administrativo para el transporte público de mercancías por carretera debe ser necesariamente digital a los diez meses de la entrada en vigor de la ley. La ley entró en vigor el 5 de diciembre de 2025.
La Resolución de junio de 2026 sustituyó además a la anterior resolución de 2023 sobre documentos de control administrativo en soporte electrónico. Por eso, las empresas que ya trabajaban con soluciones digitales deben comprobar que sus procesos están adaptados a los requisitos establecidos en la nueva resolución de 2026.
¿A qué transportes se aplica el DeCA?
Aquí es importante distinguir entre transporte interior, cabotaje y transporte internacional.
Transporte público de mercancías dentro de España
El documento de control administrativo se aplica a los transportes interiores, es decir, aquellos cuyo origen y destino se encuentran dentro del territorio español, de acuerdo con la definición utilizada por la normativa de transporte. Desde el 5 de octubre de 2026, el documento de control correspondiente deberá ser necesariamente digital.
Operaciones de cabotaje en España
El cabotaje realizado en territorio español también queda incluido en esta obligación. Por ejemplo, si un transportista extranjero realiza una operación de cabotaje que entra dentro del ámbito del documento de control administrativo en España, deberá tener en cuenta las exigencias aplicables al DeCA.
¿Qué ocurre con el transporte internacional?
El transporte internacional que simplemente discurre parcialmente por España no pasa automáticamente a utilizar el DeCA español. La propia Resolución de 2026 indica que estos transportes utilizarán los documentos de control establecidos en los convenios internacionales aplicables. Por eso, DeCA y documentación internacional de transporte no deben confundirse.
¿Qué datos debe incluir el DeCA?
Uno de los puntos más importantes de los requisitos DeCA es su contenido. El documento electrónico debe contener los datos exigidos para el documento de control administrativo. La Orden FOM/2861/2012 establece los datos esenciales que deben aparecer.
Datos del cargador contractual
Entre los datos que corresponden al cargador contractual están:
- Nombre o denominación social.
- NIF.
- Domicilio.
- Lugar de origen.
- Lugar de destino.
- Naturaleza de la mercancía.
- Peso de la mercancía.
El cargador contractual es quien contrata directamente el transporte con el transportista efectivo. Puede ser el propio cargador de la mercancía, pero también puede tratarse de otro transportista, una agencia, un transitario, un operador logístico u otra entidad que contrate el transporte.
Datos del transportista efectivo
El documento también debe identificar al transportista efectivo, incluyendo:
- Nombre o denominación social.
- NIF.
- Matrícula del vehículo.
- Matrícula del remolque o semirremolque cuando corresponda.
- Fecha de realización del transporte.
Cuando existe un conjunto articulado, deben constar tanto la matrícula del vehículo tractor como la del remolque o semirremolque.
Otros datos
El documento de control también contempla otros datos, como la identificación de una autorización especial de circulación cuando sea necesaria y las observaciones o reservas correspondientes. Por eso, no basta con crear un PDF genérico con el nombre del cliente y la matrícula. El documento debe contener la información exigida por la normativa.
¿Quién es responsable de los datos del DeCA?
Una de las novedades importantes para las empresas es que la responsabilidad no recae simplemente sobre el conductor. La normativa diferencia las responsabilidades entre el cargador contractual y el transportista efectivo.
Responsabilidad del cargador contractual
El cargador contractual responde de la inexactitud o ausencia de los datos correspondientes a:
- Cargador contractual.
- Transportista efectivo.
- Origen y destino.
- Naturaleza y peso de la mercancía.
- Determinados datos incluidos en observaciones o reservas.
Esta distribución fue actualizada por la Orden TRM/282/2026.
Responsabilidad del transportista efectivo
El transportista efectivo responde de los datos relativos a:
- Fecha del transporte.
- Matrícula del vehículo.
- Matrícula del remolque o semirremolque cuando corresponda.
- Determinados datos incluidos en observaciones o reservas.
Esto es especialmente importante cuando existe subcontratación. El hecho de que un conductor sea quien presenta el documento durante una inspección no significa que sea automáticamente responsable de todos los datos que contiene.
Requisitos técnicos del DeCA digital
El DeCA no es simplemente una fotografía o un documento escaneado. La Resolución de 5 de junio de 2026 establece requisitos técnicos concretos.
PDF nativo y tamaño máximo
El DeCA debe generarse en formato PDF y no puede superar los 5 MB. Además, debe ser generado de forma nativa a partir de los datos estructurados del sistema. Esto significa que no es válido escanear un documento de papel y guardarlo como PDF para convertirlo en DeCA.
Por ejemplo:
- No válido: Papel → escáner → imagen PDF → DeCA
- Válido: Datos estructurados → sistema → PDF digital → DeCA
Código QR
El PDF debe incluir un código QR. Este código debe estar asociado a una URL única y específica del documento. El QR también puede estar disponible como archivo independiente. El objetivo es que, durante una inspección, el documento pueda localizarse de forma rápida.
URL única para cada DeCA
Cada documento almacenado debe tener una URL única y específica. La URL debe permitir acceder directamente al PDF correspondiente. Esto es importante porque el inspector no debería tener que entrar en un portal, iniciar sesión y buscar manualmente el documento. La resolución establece que la URL debe permitir la descarga directa del PDF y que no puede depender de credenciales, autenticación o botones que requieran una interacción manual para iniciar la descarga.
Seguridad de la URL
La resolución también establece requisitos técnicos para la dirección web utilizada por el DeCA. La conexión debe utilizar HTTPS con los requisitos de seguridad establecidos y las medidas de protección que se incorporen no pueden impedir la descarga directa del documento durante una inspección.
¿Cuándo debe generarse el DeCA?
El momento de creación es fundamental. La información debe transformarse en el fichero electrónico en cuanto sea conocida y siempre antes del inicio efectivo del servicio. El sistema debe registrar la fecha y hora de creación.
Esto permite diferenciar entre:
- Antes de comenzar el transporte: Datos disponibles → DeCA generado → fecha y hora registradas → documento entregado al conductor → comienza el servicio.
- Después de comenzar el transporte: Si aparece un cambio, debe gestionarse siguiendo las reglas específicas de modificación del DeCA.
Por ejemplo, si el vehículo cambia antes de salir, ese dato debe quedar correctamente reflejado antes del inicio del servicio.
¿Qué ocurre si hay cambios durante el transporte?
En la actividad real pueden surgir cambios. Puede cambiar una matrícula, una dirección, una información de la mercancía u otro dato incluido en el documento. La Resolución de 2026 contempla específicamente cómo gestionar estas modificaciones.
Modificar el DeCA existente
Una posibilidad es modificar el fichero electrónico existente. En ese caso, deben incorporarse los nuevos datos y el motivo de la modificación, manteniendo la información anterior que haya quedado invalidada para conservar la trazabilidad. La URL y el QR pueden mantenerse en este escenario.
Crear un nuevo DeCA
Otra posibilidad es generar un nuevo PDF con una nueva URL y un nuevo QR. En este caso, el documento original debe conservarse para mantener la trazabilidad del cambio.
El punto importante es que no se debe simplemente borrar el dato anterior y sustituirlo sin dejar rastro. El sistema debe permitir saber qué cambió y cuándo se produjo la modificación. Además, una vez realizada la modificación, el conductor debe disponer de la información actualizada correspondiente.
¿Se pueden incluir varios envíos en un mismo DeCA?
Sí, pero no en cualquier situación. La Resolución permite agrupar varios servicios en un mismo documento de control cuando el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos para los distintos envíos. Además, cada envío debe quedar correctamente identificado, incluyendo sus datos de origen, destino y naturaleza y peso de la mercancía.
Ejemplo
Imagina que una empresa realiza tres envíos:
En una situación que cumpla las condiciones establecidas por la resolución, estos servicios pueden gestionarse agrupados. Pero si cambia el cargador contractual o el transportista efectivo entre los envíos, no se puede asumir que todos puedan incluirse en un único DeCA.
¿Qué debe llevar el conductor?
Una vez generado el DeCA, debe entregarse una copia al conductor antes de que comience el servicio. La normativa permite dos formatos principales:
Copia electrónica
El conductor puede llevar el documento en un dispositivo móvil y mostrarlo cuando sea necesario.
Copia impresa
También puede llevar una copia impresa. Pero hay una condición importante: la copia debe incluir el código QR. Además, el conductor puede disponer del QR como archivo independiente.
Durante una inspección, puede presentar el DeCA con su QR o, en su defecto, únicamente el código QR. Si utiliza una copia impresa, las anotaciones manuscritas realizadas sobre el papel no se consideran una modificación válida del documento.
¿Es obligatorio firmar electrónicamente el DeCA?
No como regla general para la validez administrativa del DeCA. La Resolución establece requisitos específicos para las firmas únicamente cuando el documento también se utiliza con una finalidad contractual y la normativa o la operativa del servicio exige incluirlas.
En esos casos, se debe utilizar como mínimo una firma electrónica avanzada (AdES) o una firma electrónica cualificada (QES) conforme al Reglamento eIDAS.
Por tanto, no debe confundirse:
- DeCA administrativo: la firma electrónica no es un requisito general.
- DeCA utilizado también con finalidad contractual cuando se requieren firmas: deben cumplirse los requisitos de firma establecidos.
¿Cuánto tiempo debe conservarse el DeCA?
El DeCA no desaparece después de terminar el transporte. Los cargadores contractuales y transportistas efectivos deben conservar los ficheros electrónicos generados durante al menos un año en el caso del transporte de mercancías.
Aquí existe una diferencia importante entre la URL pública y el archivo almacenado. La resolución permite que, después de siete días naturales desde la finalización del servicio, pueda desactivarse la opción de descarga de la URL. Pero eso no significa que el archivo pueda eliminarse. El documento debe seguir conservándose durante el periodo mínimo exigido.
En otras palabras: Fin del servicio → 7 días → puede desactivarse la descarga pública → el DeCA continúa conservado durante al menos un año.
DeCA y carta de porte: ¿son lo mismo?
No. Aunque una carta de porte puede llegar a servir como documento de control administrativo cuando contiene todos los datos exigidos por la normativa, el concepto de DeCA y el de carta de porte no son exactamente iguales.
La Orden FOM/2861/2012 establece que, cuando el transporte esté documentado mediante una carta de porte u otra documentación válida que contenga todos los datos exigidos en su artículo 6, esa documentación puede servir como documento de control administrativo.
Por eso, la pregunta correcta no es simplemente: "¿Carta de porte o DeCA?". Sino: "¿El documento utilizado contiene todos los datos exigidos y cumple las condiciones aplicables al documento de control?". Además, la carta de porte puede cumplir otras funciones comerciales y contractuales dentro de la operación.
DeCA y eCMR: ¿cuál es la diferencia?
El DeCA y el eCMR no son el mismo documento. El DeCA está relacionado con el control administrativo del transporte dentro del ámbito establecido por la normativa española. El eCMR, en cambio, es la versión electrónica de la carta de porte internacional regulada por el marco CMR. Por eso, la llegada del DeCA no significa que todos los transportes internacionales tengan que utilizar un eCMR.
En transporte internacional de de ben tenerse en cuenta los documentos y convenios aplicables a ese tipo de operación. La propia Resolución de 2026 diferencia los transportes interiores de los internacionales que atraviesan parcialmente territorio español.
¿Qué pasa con el transporte internacional y el cabotaje?
La diferencia puede resumirse así:
Por tanto, una empresa que realiza operaciones nacionales e internacionales debe revisar cada tipo de servicio por separado en lugar de aplicar automáticamente el mismo documento a todos sus transportes.
¿Qué transportes están exentos del documento de control?
La obligación no debe interpretarse como que absolutamente cualquier movimiento de mercancías necesita un documento de control. La Orden FOM/2861/2012 establece determinados supuestos en los que no es exigible el documento de control administrativo.
Entre ellos se encuentran determinados transportes que no requieren autorización administrativa previa, así como algunos servicios específicos, como mudanzas, asistencia de vehículos accidentados o averiados en vehículos especiales y determinados servicios de paquetería o pequeños envíos. Por eso, antes de asumir que una operación está obligada o exenta, conviene comprobar el supuesto concreto y la normativa aplicable. No es recomendable basar la exención únicamente en el valor económico de la mercancía o en una cantidad arbitraria.
Cómo preparar tu empresa para el DeCA en 2026
La adaptación no debería comenzar el día que entre en vigor la obligación. Una empresa puede prepararse siguiendo un proceso sencillo.
1. Revisar qué operaciones están afectadas
Primero identifica qué servicios de tu empresa entran dentro del ámbito del documento de control administrativo. Separa, como mínimo:
- Transporte nacional.
- Cabotaje.
- Transporte internacional.
- Servicios que puedan estar sujetos a una exención.
2. Revisar los datos que utilizas actualmente
Comprueba que tu sistema tiene todos los campos necesarios:
- Cargador contractual.
- Transportista efectivo.
- NIF.
- Origen.
- Destino.
- Mercancía.
- Peso.
- Fecha.
- Matrícula.
- Remolque o semirremolque cuando corresponda.
- Otros datos exigibles.
Esto también ayuda a detectar un problema habitual: tener la información repartida entre diferentes documentos o sistemas.
3. Automatizar la generación
El sistema debe poder convertir los datos estructurados en el PDF electrónico antes de que comience el transporte. Además, debe registrar las fechas y horas de creación y modificación.
4. Preparar el QR y la URL
Cada documento debe tener su URL específica y su código QR. Comprueba especialmente que:
- El QR funciona.
- La URL descarga el documento correcto.
- No requiere iniciar sesión.
- La descarga es directa.
- El enlace permanece disponible durante el periodo exigido.
- El documento puede recuperarse durante una inspección.
5. Preparar a los conductores
Los conductores deben saber cómo presentar el documento. No necesariamente necesitan llevar un documento exclusivamente en el móvil: la resolución permite una copia electrónica o una copia impresa con QR. Lo importante es que el procedimiento sea sencillo y que el conductor tenga acceso al documento antes de iniciar el servicio.
6. Establecer quién puede modificar los datos
La empresa también debería definir qué ocurre cuando cambia:
- La matrícula.
- El destino.
- El peso.
- Otro dato del transporte.
No basta con corregir el dato manualmente en una copia de papel. El proceso debe permitir mantener la trazabilidad de la modificación.
7. Organizar el archivo
Finalmente, hay que asegurarse de que los DeCA generados puedan conservarse y recuperarse durante al menos un año. Esto es especialmente importante para empresas que gestionan cientos o miles de operaciones.
Gestión del transporte con FactuON y CargoON
La digitalización del DeCA también pone de manifiesto un problema más amplio: los datos del transporte deben estar organizados antes de poder generar correctamente los documentos. FactuON es la plataforma principal y, dentro de su ecosistema, cuenta con CargoON, una solución orientada a la gestión de operaciones de transporte y carga.
CargoON está diseñado para empresas de logística, freight forwarders y operadores que trabajan con diferentes modalidades de transporte, incluyendo marítimo, aéreo, carretera y ferroviario. También está conectado con FactuON para relacionar las operaciones de transporte con procesos de facturación y contabilidad.
En este contexto, disponer de los datos de los envíos, vehículos, operaciones y costes en un entorno organizado puede facilitar la gestión documental y reducir la necesidad de introducir la misma información varias veces. La clave es que la herramienta utilizada para gestionar el transporte esté preparada para trabajar con los requisitos que correspondan a cada operación y que el proceso de generación y conservación del DeCA se configure correctamente.
Preguntas frecuentes sobre el DeCA
¿Qué es el DeCA transporte?
El DeCA es el Documento Electrónico de Control Administrativo utilizado para digitalizar el documento de control administrativo exigido en determinados transportes por carretera en España.
¿Para qué sirve el DeCA?
Sirve para facilitar el control administrativo del transporte y poner a disposición de los servicios de inspección la información requerida sobre una operación de transporte.
¿Cuándo será obligatorio el DeCA?
Para el documento de control administrativo del transporte público de mercancías por carretera, deberá ser necesariamente digital a partir del 5 de octubre de 2026.
¿Quién debe completar el DeCA?
La obligación de formalizar el documento corresponde al cargador contractual y al transportista efectivo, y la normativa distribuye entre ambos la responsabilidad sobre determinados datos.
¿El conductor tiene que llevar el DeCA impreso?
No necesariamente. Puede llevar una copia electrónica para mostrarla en un dispositivo móvil o una copia impresa. En ambos casos debe incluir el código QR correspondiente.
¿Es obligatorio firmar electrónicamente el DeCA?
No de forma general. La firma electrónica se exige cuando el DeCA también se utiliza con finalidad contractual y corresponde incluir firmas según la normativa o la operativa aplicable.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el DeCA?
En transporte de mercancías, los cargadores contractuales y transportistas efectivos deben conservar los ficheros electrónicos durante al menos un año.
¿El DeCA sustituye a la carta de porte o al eCMR?
No necesariamente. El DeCA cumple una función de control administrativo y la carta de porte o el eCMR pueden cumplir otras funciones dentro del transporte. Además, la propia normativa contempla que determinados documentos de transporte puedan servir como documento de control cuando contienen todos los datos exigidos.
El cambio al DeCA transporte no consiste simplemente en dejar de utilizar papel. A partir del 5 de octubre de 2026, el documento de control administrativo del transporte público de mercancías por carretera deberá ser necesariamente digital. El sistema utilizado tendrá que generar el documento antes de comenzar el servicio, utilizar un PDF nativo de hasta 5 MB, incorporar un código QR, disponer de una URL específica y permitir su descarga durante una inspección. Además, el documento debe conservarse durante al menos un año y las empresas deben tener claro quién aporta y quién responde de cada dato. Para las empresas de transporte y logística, prepararse con tiempo significa algo más que elegir un software: implica revisar los datos, definir responsabilidades, preparar a los conductores y asegurarse de que todo el flujo documental funciona correctamente antes de que llegue la fecha obligatoria.