VeriFactu Compliance: Guía completa para las empresas españolas 

Introducción: España avanza hacia la integridad fiscal en tiempo real 

Con la adopción de VeriFactu, España inicia una importante reforma de la forma en que se emiten, notifican y almacenan las facturas. Al integrar el software de facturación directamente con la Agencia Tributaria (AEAT), el sistema pretende mejorar la visibilidad fiscal, prevenir el fraude financiero y modernizar las prácticas administrativas. Tanto si eres autónomo, PYME o gran empresa, adaptarte a VeriFactu pronto será obligatorio. 

¿Qué es VeriFactu? 

VeriFactu, abreviatura de «factura verificada», es un requisito legal y técnico en virtud de la Ley 11/2021 de Lucha contra el Fraude y el Real Decreto 1007/2023. Forma parte de una estrategia de transformación digital más amplia y se engloba dentro de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF).  

Con VeriFactu:

• Las facturas deben crearse de forma segura y en un formato digital estructurado  
• Cada factura debe enviarse en tiempo real a la AEAT  
• Los registros deben ser encriptados, inmutables y trazables  
• Se debe incrustar un código QR o identificador similar para validar la autenticidad

  

VeriFactu establece un canal de comunicación directo y apto para auditorías entre la herramienta de facturación de una empresa y la autoridad fiscal. 

¿Por qué se creó VeriFactu?  

VeriFactu nace del objetivo del Gobierno español de aumentar la transparencia fiscal, reducir el fraude fiscal y garantizar que todas las transacciones comerciales estén debidamente documentadas y declaradas. En concreto, pretende  

• Eliminar las transacciones no declaradas o «fuera de los libros».  
• Evitar la doble contabilidad o la manipulación de facturas  
• Mejorar la preparación para auditorías y automatizar el cumplimiento.  
• Impulsar a las empresas hacia la digitalización y la información normalizada.

  

Este marco se alinea con objetivos más amplios de la UE sobre armonización fiscal y transformación digital. 

¿Quién debe cumplir?  

 El cumplimiento de VeriFactu se aplicará a casi todos los agentes económicos en España, incluyendo: 

• Autónomos   
• Pequeñas y medianas empresas (PYME)  
•  Grandes empresas  
•  Proveedores de servicios (consultoría, jurídicos, sanitarios)  
•  Minoristas y proveedores logísticos

  

El criterio clave es si la entidad emite facturas y declara el IVA dentro de España. 

Requisitos funcionales y de seguridad  

Todos los sistemas compatibles con VeriFactu deben incorporar varias capacidades básicas, tal y como indica la AEAT:  

•  Generación y envío de registros de facturas en tiempo real  
•  Firmas criptográficas y sellos de tiempo digitales  
•  Almacenamiento inmutable con registros de eventos  
•  Encadenamiento de facturas y trazabilidad segura  
•  Comunicación automática con los servidores de la AEAT  
•  Funcionalidad offline con sincronización automática una vez reconectado

  

Los sistemas deben estar certificados o ser capaces de producir un rastro seguro y auditable. Las facturas deben presentarse en formato XML y cumplir las normas técnicas establecidas por la AEAT. 

Modos de funcionamiento: VeriFactu vs. No VeriFactu  

 Las empresas pueden elegir entre dos modelos conformes:  

Modo VeriFactu

Es el modelo preferido. Los datos de la factura se envían a la AEAT inmediatamente. Se incrustan códigos QR y enlaces trazables. La AEAT confirma la recepción en tiempo real.  

Modo No VeriFactu  

Aquí, las facturas se almacenan localmente en sistemas seguros. No se envían en tiempo real a la AEAT, pero todos los eventos (creación, modificación, cancelación) quedan registrados. Las empresas deben garantizar la auditabilidad y no pueden alterar las facturas emitidas.  

Nota: Una vez que una empresa activa el modo VeriFactu, debe seguir utilizándolo al menos hasta el final del año natural. 

Calendario de aplicación  

La ley se aplicará gradualmente. Según el último calendario publicado:  

• 1 de enero de 2026: Obligatorio para todas las empresas sujetas al Impuesto de Sociedades (Sociedades)  

•  1 de julio de 2026: Obligatorio para todos los profesionales autónomos y personas físicas sujetas al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) por actividades económicas

 

Además, a mediados de 2025, todo el software utilizado para la facturación debe ser técnicamente capaz de cumplir con los requisitos de VeriFactu, incluso si la declaración obligatoria aún no ha comenzado.  

Riesgos del incumplimiento  

No adoptar un sistema conforme puede acarrear:  

• Sanciones económicas (hasta 50.000 euros para las empresas, hasta 150.000 euros para los proveedores de software).  
• Rechazo de facturas por parte de clientes o autoridades  
• Retrasos en las deducciones del IVA o en la presentación de impuestos  
• Mayor probabilidad de auditorías o escrutinio legal

  

Las empresas que utilicen herramientas manuales o heredadas (como hojas de cálculo o sistemas basados en PDF) no cumplirán las normas de conformidad. 

Solución de Facturación VeriFactu-Ready de FactuON  

FactuON proporciona una plataforma de facturación robusta e intuitiva diseñada teniendo en cuenta el cumplimiento de VeriFactu. Entre sus funciones se incluyen:  

• Generación automatizada de facturas firmadas digitalmente en formato XML  
• Comunicación en tiempo real con la AEAT  
• Capacidad de incrustación de códigos QR y verificación de facturas  
• Almacenamiento de datos a prueba de manipulaciones con cifrado y registros de auditoría seguros  
• Cuadros de mando personalizables y herramientas de seguimiento de facturas  
• Perfecta integración con las operaciones empresariales existentes

  

Al adoptar FactuON, las empresas pueden evitar los riesgos legales, financieros y operativos del incumplimiento de la normativa, al tiempo que mejoran la eficiencia y el control fiscal. 

¿Cómo prepararse para VeriFactu?  

Estos son los pasos esenciales para una adopción exitosa:  

• Evalúe sus herramientas y procedimientos de facturación actuales  
• Elija o actualice el software compatible con VeriFactu antes de mediados de 2025.  
• Formar al personal de finanzas y operaciones en los nuevos requisitos  
• Establezca mecanismos seguros de copia de seguridad y auditoría de datos  
• Siga las actualizaciones normativas de la AEAT para mantenerse informado

  

Una adopción temprana reducirá los trastornos y dará a su empresa una ventaja competitiva. 

Conclusión   

VeriFactu no es solo un requisito legal; es un paso decisivo hacia la transparencia, la automatización y la modernización fiscal en España. Las empresas que se preparen con antelación no solo evitarán sanciones, sino que también se beneficiarán de una ventaja competitiva en una economía digital. Con FactuON, el cumplimiento se transforma en eficiencia operativa y tranquilidad financiera.