Cómo Modificar un Documento DeCA en Ruta: Cambio de Matrícula, Averías y Registro Horario
Saber cómo modificar un documento DeCA en ruta de forma legal es indispensable para cualquier empresa de transporte o cargador ante imprevistos habituales como una avería mecánica, un relevo de cabeza tractora o un cambio de destino. La Resolución de la Dirección General de Transporte Terrestre publicada en el BOE bajo el código BOE-A-2026-12784 regula el procedimiento técnico para actualizar los datos durante el viaje sin invalidar la trazabilidad del porte ni exponerse a sanciones en carretera.
Tachar a mano una copia impresa o borrar el archivo original para emitir uno nuevo como si nada hubiera ocurrido son prácticas ilegales ante la Agrupación de Tráfico de la Guardia Civil. A continuación, analizamos los dos métodos oficiales permitidos por el Ministerio de Transportes, quién debe ejecutar cada cambio según la Orden FOM/1111/2012 y cómo automatizar el proceso en segundos desde la nube.
¿Es Legal Corregir un DeCA una Vez Iniciado el Transporte?
El apartado quinto de la Resolución de la Dirección General de Transporte Terrestre autoriza expresamente la modificación o actualización de los datos contenidos en el documento electrónico de control una vez que el camión ya está en circulación. Para que dicha rectificación tenga validez ante los Servicios de Inspección del Transporte Terrestre, el sistema informático utilizado debe cumplir tres condiciones técnicas innegociables:
- Registro horario: El software debe estampar de forma automática e inalterable la fecha y la hora exacta en que se realiza cada modificación conforme al apartado primero de la resolución.
- Justificación expresa: Cada cambio incorporado durante el trayecto debe incluir el motivo concreto que origina la actualización, como una avería en ruta o una orden del cliente.
- Trazabilidad íntegra: Los datos originales previos al cambio nunca pueden destruirse, debiendo conservarse vinculados al expediente durante el plazo legal de un año.
Los 2 Métodos Oficiales para Modificar un Documento DeCA en Ruta
La normativa técnica del Ministerio de Transportes establece dos vías válidas para actualizar un DeCA activo durante el servicio. La elección de uno u otro método determina si el conductor puede seguir utilizando el mismo código QR o si necesita recibir uno nuevo antes de reanudar la marcha:
Criterio Técnico
Método 1: Mismo PDF
Método 2: Nuevo PDF
Acción documental
Añade datos nuevos al PDF
Emite un segundo PDF
Datos antiguos
Quedan visibles y anulados
Se guardan en el archivo original
Motivo del cambio
Se incluye en el documento
Se registra vinculado al nuevo
URL y código QR
Se mantienen idénticos
Cambian por completo
Envío al conductor
Actualización inmediata del enlace
Requiere enviar el nuevo QR
Ambos sistemas son plenamente legales ante un control en carretera, pero presentan diferencias operativas importantes para el departamento de tráfico:
- Método 1 (Actualización sobre el mismo PDF): El software añade la nueva información y el motivo del cambio dentro del mismo archivo nativo, marcando los datos sustituidos como no válidos. Al mantener intactos el enlace HTTPS y el código QR original, si el agente escanea el QR que ya lleva el conductor, accede directamente a la versión actualizada con su sello de tiempo.
- Método 2 (Emisión de un nuevo PDF): La plataforma genera un archivo PDF nuevo con su propia dirección URL y un código QR distinto, conservando el PDF primitivo en el repositorio digital para acreditar la trazabilidad. Con este método, es obligatorio asegurarse de que el conductor reciba el nuevo código QR en su teléfono móvil antes de continuar la ruta.
Lo Que Nunca Debes Hacer al Corregir un DeCA en Carretera
Muchos expedientes sancionadores en carretera se producen por aplicar costumbres de la antigua carta de porte en papel al entorno digital. La normativa prohíbe de forma taxativa las siguientes prácticas:
- Anotaciones manuscritas: El apartado séptimo de la resolución establece que, si el conductor porta una representación impresa del código QR o del documento, cualquier corrección escrita a bolígrafo carece de valor legal y se tiene por no puesta.
- Eliminación del original: Sobrescribir el documento inicial borrando el rastro de la primera matrícula o del origen previo infringe el deber de trazabilidad del apartado quinto y puede calificarse como manipulación documental.
- Capturas de pantalla: Enviar por mensajería instantánea una fotografía de un papel corregido o un archivo sin metadatos de fecha y hora incumple los requisitos técnicos de formato PDF nativo.
¿Quién Debe Modificar el DeCA según el Dato que Cambia?
El reparto de responsabilidades entre el cargador contractual y el transportista efectivo viene fijado por los artículos sexto y séptimo de la Orden FOM/2861/2012. Identificar qué dato sufre la modificación indica qué empresa debe ejecutar el cambio y quién asume la sanción en caso de omisión:
Incidencia en Ruta
Dato Afectado
Apartado Legal
Responsable del Cambio
Avería o cambio tractora
Matrícula del vehículo
Artículo 6.g
Transportista efectivo
Cambio de semirremolque
Matrícula remolque
Artículo 6.g
Transportista efectivo
Retraso al día siguiente
Fecha del transporte
Artículo 6.f
Transportista efectivo
Permiso especial en ruta
Autorización especial
Artículo 6.e
Transportista efectivo
Desvío o nuevo almacén
Lugar origen o destino
Artículo 6.c
Cargador contractual
Ajuste de kilos o bultos
Naturaleza y peso
Artículo 6.d
Cargador contractual
Cada parte responde ante la Inspección de Transporte de la exactitud de los campos que le competen legalmente:
- Obligación expresa en cambios de vehículo: El artículo sexto de la Orden FOM/1111/2012 dispone de forma específica que, si una vez iniciado el porte se sustituye el vehículo, la empresa transportista está obligada a hacerlo constar de inmediato en la documentación de control.
- Cambios comerciales de carga o destino: Cuando el cliente final rechaza la mercancía o el dador de carga ordena desviar el camión a otra plataforma logística, el cargador contractual (o la agencia de transporte que contrató al porteador) debe autorizar y reflejar el nuevo destino en el DeCA.
Protocolo Paso a Paso ante los 3 Escenarios Más Frecuentes en Ruta
Aplicar un protocolo estandarizado entre los conductores y el departamento de tráfico evita paralizaciones en carretera cuando surge una incidencia imprevista.
1. Avería Mecánica o Relevo de Cabeza Tractora (Enganche y Desenganche)
Cuando una cabeza tractora sufre una avería en carretera o se realiza un relevo programado de tractora o semirremolque en una base intermedia, la empresa transportista debe seguir cuatro pasos antes de que el nuevo vehículo inicie la marcha:
- Detención segura: El conductor informa a tráfico de la matrícula exacta de la tractora de sustitución o del nuevo semirremolque acoplado.
- Edición en el TMS: El gestor de tráfico accede al documento activo, introduce la nueva matrícula e indica como motivo del cambio la avería mecánica o el relevo operativo en ruta.
- Invalidación automática: El sistema conserva la matrícula anterior marcada como inactiva junto con el sello de fecha y hora exacta de la modificación.
- Sincronización con el conductor: El chófer verifica en su móvil que el PDF nativo descargado y el código QR muestran ya la placa del vehículo actual.
2. Cambio de Destino o Desvío por Rechazo de Mercancía
Si durante el trayecto el cargador solicita entregar la mercancía en un municipio o almacén distinto al pactado inicialmente, o si el destinatario rechaza la descarga obligando a retornar o redirigir el porte:
- Comunicación al cargador: El transportista notifica la incidencia al cargador contractual o a la agencia de transporte para que actualice el lugar de destino en el sistema.
- Registro del motivo: Se incorpora la nueva dirección de entrega especificando el motivo (por ejemplo, desvío solicitado por el cargador o devolución a origen por rechazo en muelle).
- Reflejo de reservas: Si el cambio conlleva observaciones sobre el estado o peso de la carga, se añaden en el apartado de reservas compartidas entre ambas partes.
3. Retraso en Ruta que Desplaza el Transporte al Día Siguiente
Cuando una retención, el cumplimiento de los tiempos de conducción y descanso del tacógrafo o una demora en la planta de carga impiden realizar el porte en la fecha prevista:
- Actualización de fecha: El transportista efectivo actualiza el campo de fecha de realización del transporte regulado en el artículo sexto de la Orden FOM/1111/2012.
- Constancia del motivo: Se anota la causa de la prórroga horaria para que, ante una inspección al día siguiente, quede acreditada la vigencia del documento electrónico.
Por Qué CargoON y FactuON Superan a los Generadores DeCA Básicos
Las herramientas básicas que solo emiten documentos aislados suelen obligar a generar un código QR nuevo en cada corrección y desconectan las incidencias de tráfico del departamento de facturación. El módulo logístico CargoON, integrado de forma nativa en el ecosistema ERP en la nube de FactuON, automatiza el ciclo completo de las modificaciones en ruta:
- Actualización sin cambiar el QR: CargoON permite aplicar el primer método oficial de la resolución para que el mismo código QR del conductor muestre al instante la nueva matrícula, el motivo del cambio y los datos anteriores anulados con su registro horario.
- Historial de versiones auditable: Tanto si prefieres actualizar el mismo PDF como si optas por emitir una nueva versión vinculada, CargoON archiva durante un año todas las versiones del expediente listas para descargar ante una inspección de la LOTT.
- Modo sin cobertura en carretera: La aplicación móvil sincroniza automáticamente el PDF nativo actualizado en el dispositivo del conductor para que pueda exhibirlo ante la Guardia Civil incluso en tramos sin red móvil.
- Conexión directa con VeriFactu: Si un cambio de destino o un desvío en ruta genera kilómetros adicionales o recargos por paralización, CargoON traslada automáticamente esos datos a la factura electrónica compatible con VeriFactu en FactuON, evitando pérdidas de facturación por olvidos administrativos.